A mund të përkthehen dokumentet e thirrjeve për propozime në gjuhën(t) lokale të vendit/vendeve përfituese?

Udhëzimet për aplikuesit dhe formulari i aplikimit mund të përkthehen në gjuhën(t) lokale për qëllime informacioni, por versionet e vetme autentike të udhëzimeve duhet të jenë ato të publikuara në gjuhët ANG/ FR / SPN / PT. Propozimet duhet të dorëzohen në një nga gjuhët me të cilën është publikuar thirrja për propozime, në mënyrë që anëtarët e komisionit të vlerësimit të mund ti lexojnë ato; gjithë korrespodenca dhe kontratat duhet të jenë në të njëjtën gjuhë.

A është e nevojshme që aplikantët e grantit të sigurojnë një përkthim të gjerë të të gjitha dokumenteve mbështetëse të dorëzuara?

Në menaxhimin e centralizuar, me futjen e PADOR, të gjithë aplikantët duhet të regjistrohen një herë dhe duhet të ngarkojnë të gjitha dokumentet mbështetëse në lidhje me statusin e tyre në gjuhën e tyre origjinale. Nëse kjo gjuhë nuk është një prej gjuhëve zyrtare të Bashkimit Europian atëhere aplikanti duhet të sigurojë një përkthim në gjuhën e procedurës së aplikimit. Në menaxhimin e decentralizuar, PADOR-i nuk është i aplikueshëm dhe dokumentet mbështetëse (përfshirë përkthimet e mundshme) do të duhet të paraqiten në format letre.

A duhet që aplikanti të hapë një llogari të veçantë bankare për kontratën? Po në qoftë se nuk mundet?

Është një kërkesë specifike që fondet e marra nga Komisioni të jenë qartësisht të identifikueshme dhe të ndara nga llogaria e përgjithshme e përfituesit në mënyrë që të sigurohet qartësi në rast auditimi dhe që çdo interes i përllogaritur të jetë pasqyruar saktë. Padyshim është e preferueshme që llogaria e veçantë bankare të jetë hapur në mënyrë specifike për projektin. Megjithatë kjo nuk është gjithmonë e mundshme, por në shumë vende mund të hapet një nën-llogari bankare referencë në llogarinë kryesore të organizatës. Mund të ketë raste kur nuk është e mundur të hapet një llogari e re bankare apo nën-llogari. Në këto raste kërkuesi duhet të justifikojë arsyen përse nuk mund të hapi asnjë nga llogaritë, si dhe duhet të tregojë në mënyrë të qartë se si organizata ka ndërmënd ta mbajë ndarjen e fondeve nga pika e pranimit të projektit deri në disbursim, por dhe të llogarisë me saktësi e të njoftojë mbi çdo interes të përllogaritur.  

Sipas udhëzimeve për tenderimin oferta teknike duhet të përfshijë një formular identifikimi financiar të plotësuar. A është e mjaftueshme një kopje e formularit të plotësuar apo duhet gjithmonë të përfshihet origjinali?

Duke qënë se formulari i identifikimit financiar është një dokument i nevojshëm posacërisht për Drejtorinë e Përgjithshme të Buxhetit, në këtë rast kopja e formularit nuk mund të pranohet. Megjithatë, kur tenderuesi ka dorëzuar një formular të tillë në një procedurë të mëparshme me Komisionin Europian, atëhere ka mundësi të japë thjesht numrin e formularit të identifikimit financiar ose një kopje të formularit të dhënë në procëdurën e mëparshme me KE-në, përveç rasteve kur ndërkohë ka patur ndonjë ndryshim.

Cilat janë kostot indirekte të pranueshme?

Ato janë kosto që nuk mund të identifikohen në mënyrë të qartë si shpenzime të veçanta të lidhura drejtpërdrejt me zbatimin e projektit, por mund të identifikohen dhe justifikohen nga përfituesi i grantit duke përdorur sistemin e tij të kontabilitetit për tu përcaktuar si kosto që rrjedhin në mënyrë indirekte nga kostot direkte të projektit. Ato nuk mund të përfshijnë kategoritë / llojet e shpenzimeve të cilat tashmë janë të mbuluara nga kostot direkte të pranueshme (pra nuk lejohet financimi i dyfishtë i shpenzimeve). Përdorimi i një norme bazë (deri në 7%) është e këshillueshme pasi kjo e bën menaxhimin e grantit më efikas, duke qënë se nuk ka nevojë as për dokumente mbështetëse nësë është rënë dakord në kontratë.
Kostot indirekte jo domosdoshmërisht janë të barabarta me kostot administrative të projektit. Disa kosto administrative mund të paraqiten si kosto direkte apo indirekte, në varësi të rregullave të kontabilitetit të përfituesit (apo partnerëve të tij) dhe mundësisë për ti identifikuar ato nëpërmjet dokumenteve mbështetëse.

Për çfarë aplikohet përqindja e kostove të pranueshme administrative?

Shpenzimet administrative mund të reklamohen nga përfituesi i grantit, në qoftë se kështu është dakordësuar në buxhet, brenda limitit maksimal prej 7% të kostove direkte të pranueshme të futura në buxhet. Kjo është një normë-bazë që mbulon shpenzimet indirekte të projektit dhe për të cilën përfituesi i grantit nuk ka nevojë të sigurojë dokumente mbështetëse. Vini re se kjo nuk vendos një limit për kostot administrative aktuale të një përfituesi të grantit. Nëse kostot reale janë më të larta se 7%, përfituesi i grantit mund t’i kërkojë ato si kosto direkte me kusht që të sigurohen dokumentet mbështetëse të nevojshme.  

A munden të ardhurat e drejtpërdrejta të parashikuara në Projekt të llogariten si pjesë e kontributit financiar të aplikantit?

Të ardhurat e pritshme të projektit mund të pranohen si bashkëfinancim. Duke qënë se ato nuk konsiderohen si rrjedhëse prej fondeve të BE-së, parimi i bashkë-financimit është ende i respektuar.
Thënë këtë, është e rëndësishme ti theksohet përfituesit të grantit që të ardhurat e projektit më të mëdha se totali i shpenzimeve jo të financuara nga Bashkimi Europian do të konsiderohen si fitim.
Si e tillë, kjo shumë do duhet të zbritet kur të llogaritet shuma përfundimtare e grantit të BE-së (shih nenin 17.3 të kushteve të përgjithshme).
Në të njëjtën kohë, nëse të ardhurat janë më pak se sa pritej, përfituesi i grantit duhet të gjejë një burim tjetër nga ku të zëvendësojë fondet e munguara për të mbuluar hendekun pasi shuma e BE-së nuk mund të rritet.

Kur mund të konsiderohen taksat si shpenzime të kualifikueshme në buxhetin e projektit?

Si rregull i përgjithshëm Përfituesi duhet të aplikojë për përjashtimin nga tatimet dhe sidomos nga TVSH.  Sipas Rregullores Financiare, tatimi i paguar mbi vlerën e shtuar, i cili nuk mund ti kthehet përfituesit (ose, në rastet e lejueshme, Partnerëve të tij) sipas legjislacionit kombëtar në fuqi, mund të konsiderohet i pranueshëm për tu futur në buxhetin e projektit nga zyrtari autorizues përgjegjës.
Për këtë duhet të plotësohen 2 kushte kumulative:
Përfituesi (ose partnerët e tij) duhet të jenë në gjendje të tregojnë se ata nuk kanë mundësi për ti reklamuar ato taksa. Pranimi i taksave si kosto të projektit është e mundur vetëm në qoftë se nuk përjashtohet nga Kushtet e Veçanta, ose nëpërmjet një rregulloreje të aplikueshme për programin apo në sajë të një Marrëveshje të Financimit me vendin përfitues mbi të cilin është financuar kontrata.
Disa nga rregulloret për projektet e jashtme të BE-së ndalojnë shprehimisht financimin e taksave në vendet përfituese nga fondet e BE-së. Prandaj, kur një përfitues kërkon rimbursimin e taksave që nuk mund ti reklamojë, duhet të kontrollojë fillimisht legjislacionin në fuqi për të verifikuar nëse kjo gjë është e lejuar apo jo.
Pavarësisht, Përfituesi (ose Partneret e tij) nuk do duhet të tregojnë mbi pamundësinë e reklamimit të taksave në asnjë prej rasteve të përcaktuara në nenin 14.7 mbi Kushtet e Përgjithshme (General Conditions).